手続きの全体像：３つの申請パターンを理解する
外国人ビザ申請（在留資格手続き）は「認定」「変更」「更新」に分かれます。認定は海外からの入国前に在留資格認定証明書を取得、変更は日本にいる人が活動内容を別の在留資格へ切り替え、更新は同じ在留資格で在留期間を延長する手続きです。まず自分がどれに該当するかを確認し、必要書類と期限を押さえましょう。
よくある起点の整理
・留学から就職へ切り替えるなら「変更」
・就労ビザの満了が近い場合は「更新」
・海外在住者を日本の会社で雇う場合は「認定」
この整理が早いほど、社内承認や家族の計画も立てやすくなります。
申請の基本フロー：準備〜提出〜結果受領まで
実務では「書類の整合」と「期限管理」で差が出ます。以下の流れをベースに、案件ごとの追加資料を積み上げましょう。
ステップ1：要件確認と役割分担
在留資格ごとの活動要件（学歴・職歴・業務内容・収入見込み等）を確認し、本人・受入れ機関（企業や学校）・支弁者の役割を明確化。提出先、必要部数、原本／写し、翻訳の要否も確定させると後戻りが減ります。
ステップ2：書類収集と翻訳・整合チェック
履歴・職務内容・収入や学費の数値が全書類で一致しているかを確認。金融資料は発行日が新しいものを用意し、身分関係書類は本国原本＋日本語翻訳を揃えます。会社側は登記事項証明、課税証明、雇用契約書、事業計画を準備。提出目録と対応表で要件と根拠を紐付けると審査がスムーズです。
ステップ3：申請書作成と写真・手数料準備
所定様式で申請書を作成し、顔写真（サイズ・背景色）を規格どおりに用意。手数料は収入印紙で納付することが多く、変更・更新は結果受領時に支払うのが一般的です。控え一式をPDF化し、押印・署名漏れを最終確認します。
ステップ4：提出・受付と審査中の対応
窓口提出または郵送で受理されると審査が開始。追加資料の照会が来たら迅速に提出し、条件が変わった場合は理由書で時点を明示して差し替えます。海外在住者の認定では、交付後に現地大使館で査証申請→入国→在留カード受領の流れです。
ステップ5：結果受領後の手続き
許可後は在留カードの記載（在留期間・就労制限）を確認。必要に応じて資格外活動許可、満了日のカレンダー登録、住所変更や雇用先変更の届出などを実施しましょう。
ケース別のポイント（就労・留学・家族）
個別ケースで見るべき書類と審査の着眼点は異なります。下記の観点を押さえると、説得力が高まります。
就労（技術・人文知識・国際業務 等）
・職務内容が学歴・職歴と論理的につながっているか
・雇用条件（給与・勤務時間・勤務地・雇用期間）が明確か
・会社の事業実態（売上、従業員、取引先、事務所の実在）が示せるか
留学
・在籍・入学許可、学費支払計画が具体的か
・経費支弁者の資力（残高証明・収入証明）が安定しているか
・学修計画が在留目的と整合しているか
家族滞在・配偶者等
・婚姻や同居の継続性を示す資料の方針を決める
・世帯収入と居住環境の安定、扶養の実態を説明する
・姓や住所の表記ゆれ、日付の齟齬を排除する
オンライン・郵送・窓口の違いと注意点
オンライン申請の対象が拡大していますが、添付容量や代理申請の要件が異なります。体制や頻度に応じて最適な提出方法を選び、トラブル時の代替手段を用意しておくと安心です。
提出方法の比較メモ
・オンライン：移動不要で履歴が残る。ファイル名・容量・拡張子のルールに注意。
・郵送：遠方でも提出可能。配達記録を残し、返送用封筒の同封を忘れない。
・窓口：担当に確認しながら提出できる。混雑日や受付時間に留意。
不許可・差し戻しを避けるチェックリスト
審査は「要件を満たす客観的証拠」が鍵。提出直前に以下を点検し、弱い箇所は補足説明や代替資料で補強します。
直前チェック8項目
1. 申請区分（認定・変更・更新）の選定ミスがないか
2. 氏名・会社名・住所・在留期間など記載の整合が取れているか
3. 金額・期間・人員等の数値が全資料で一致しているか
4. 原本／写し、発行日、翻訳の要否が要領に沿っているか
5. 写真の規格、押印・署名、ページ抜けがないか
6. 目録と対応表で「要件→証拠→該当箇所」の紐付けが明確か
7. 追加照会の担当者・回答期限を管理できているか
8. 満了日・入社日・入国予定日に無理がないか
まとめ：手続きは「設計」と「整合」で決まる
成否は、正しい区分選定、要件に沿った証拠集め、矛盾のない説明で決まります。早めに役割分担を敷き、目録と対応表で審査官に道筋を示しましょう。提出方法の特性を理解し、直前チェックで弱点を潰せば、結果に近づくスピードは確実に上がります。